Vie du laboratoire (missions, demandes de financement et autres informations internes)

Fournir à l'équipe gestionnaire:

 - une Fiche de création d'un agent missionnaire dûment remplie

 - un RIB officiel de votre banque avec logo(s)

a)   Une DAD (Demande d'autorisation de déplacement), indiquant vos horaires de
       déplacement (il est donc conseillé de se renseigner sur les horaires de transport à ce stade)

           La DAD doit être remise au minium 15 jours avant de partir, dûment remplie et signée. 
           L'équipe gestionnaire la fait signer par Younès Haddadi et par le Doyen de la FSJPS si vous  
           appartenez à ce Campus. Si vous dépendez d'un autre centre universitaire, vous devez faire
           signer votre DAD par le doyen ou le directeur/la directrice de votre structure.


b)   Vos titres de transport - La réservation d’hébergement - Une location de voiture
           - soit vous achetez vous-même vos titres de transport et vous vous ferez rembourser au
             retour de votre mission
           - soit vous les commandez par la plateforme de réservation NEO KDS / CAP 5 VOYAGES
             pour obtenir un devis.
             Par la plateforme, vous pouvez donc obtenir vos titres de transport, la réservation d'un   
             hébergement ou la location d'un véhicule.

             PROCEDURE en Online : EN BREF - PROCEDURE CAP 5 VOYAGES - NEO KDS


c)   Le/La gestionnaire établit un BON DE COMMANDE (BC) qu'il/elle envoie avec votre devis à
      CAP 5 VOYAGES
           ATTENTION : le devis a toujours une date limite et souvent très rapide si vous vous y prenez
           trop tard.
           CONSEIL: Envoyer votre devis au gestionnaire dès sa réception.


d)   Une fois que le gestionnaire connaît vos horaires de transport, il/elle peut éditer un ordre de
       mission (OM), qu'il/elle vous remettra.
           L’OM est à emporter avec soi, notamment à l'étranger, afin d’être couvert par l'assurance de
           l'Université en cas de difficulté. Sans ces papiers (DAD et OM), vous n'êtes pas "couverts".

    GARDER TOUS VOS JUSTIFICATIFS ORIGINAUX

- TRANSPORT
Billets de train - Billets d'avion et boarding pass - Tickets de métro - Tickets de parking - Tickets de péage

Pour un taxi, fournir le justificatif et le cas échéant une attestation de votre part expliquant l'utilisation du taxi et non des transports en commun


- HEBERGEMENT
Fournir une facture de l'hôtel, Airbnb avec votre nom inscrit sur la facture.

        IMPORTANT: pour toute dépense dont nous ne pouvons vérifier que vous êtes la personne
        qui a effectivement réglé la somme, merci de nous remettre un relevé de compte bancaire -
        avec le logo de votre banque - indiquant les sommes dépensées. Vous pouvez cacher ou
        non les parties qui ne concernent pas votre mission.


N.B. Si vous n'appartenez pas à l'Université de Lille, nous apporter une attestation de votre structure prouvant que celle-ci ne prend aucun frais à sa charge ou le cas échéant vous remboursera une partie de vos dépenses.

a)   Rapporter la feuille de retour de mission complétée
      (bien noter : remboursement en frais réels ou forfaitaires)


b)   Nous fournir tous les justificatifs originaux.
        Les agrafer sur une feuille recto par thème et par ordre chronologique pour faciliter la
        vérification des montants.


c)   Cas particulier : remboursement pour une mission à l'étranger
          Vous êtes remboursé au Per diem à partir du moment où vous arrivez dans le pays étranger
          Lien internet : https//www.economie.gouv.fr/dgfip/mission_taux_chancellerie/frais
         
          [1 Per diem correspond à 1 nuitée (65% du montant noté sur le site dans la monnaie du pays
          choisi) et 2 repas (35% du montant noté sur le site dans la monnaie du pays choisi)]

Les demandes urgentes de déplacement peuvent être gérées par le service Dépenses de la DAF qui se charge d'effectuer pour vous les démarches auprès du prestataire : demande de devis, réservation(s) et validation(s).

Pour cela, transmettez les informations suivantes par mail à la "DAF Gestion Dépenses" :
"daf-gestiondep6@univ-lille.fr"

En objet : Demande de devis air, fer, ...

- Nom/Prénom du/des voyageur(s)
- Date de naissance
- Courriel
- N° de mobile
- Ville de départ/arrivée
- Horaires
- Numéros de cartes de réduction et/ou d'abonnements et en fonction du besoin et de la  
  destination, le n° de passeport.
- Adresse budgétaire de la dépense : CF/CC/DF/EOTP en prenant soin de vous assurer de
  l'existence de crédits suffisants.
- Copie de la demande d'autorisation de déplacement signée par l'autorité hiérarchique habilitée.


Dès son émission, le titre de transport est communiqué directement au voyageur.

Envoyez aussitôt une copie de votre/vos titre(s) de transport à l'agent gestionnaire afin qu'il/elle puisse réaliser votre OM (Ordre de mission) pour que vous soyez "couvert.e" au niveau assurance.

Pour l'utilisation de sa voiture, vous est demandé de nous transmettre :

- Le "Formulaire autorisation d'utiliser un véhicule personnel" - rempli et signé pour une année civile

- La carte grise du véhicule

- L’assurance du véhicule pour l’année en cours

Pour votre remboursement de frais kilométriques

Vous serez indemnisé.e selon le barème des indemnités kilométriques du "Décret n°2019-139 du 26 Février 2019".
Le calcul du kilométrage qui vous sera remboursé est réalisé avec le site Via Michelin ; est pris en compte le trajet le plus court en kilométrage.

Rapportez les tickets de parking et/ou de péage originaux.